关于outlook 使用中的几个技巧

 ◇电子邮件比特快专递和邮寄要快得多,一般几分钟或几个小时就可到达。与邮局、特快专递和传真相比大大地节约了费用。因此,越来越多的人 开始选择使用电子邮件与别人进行联系和交流,以提高实际的工作效率。但不可否认的是,我们在享受电子邮件给我们带来迅速方便的同时,也或多或少地受到一些困惑,例如发送大容量信件的时候,速度非常缓慢,或者根本无法直接发送大容量信件。对这样的问题,我们该采取什么办法,来尽量提高大容量信件的发送速度呢?下面笔者就把自己在实践中的一些使用技巧整理成文,仅供大家参考。
   一、让普通邮件成为挂号信
   ◇如果待发的大容量信件非常重要,而且要在指定的时间内发送给接收者,单纯发一封普通的信件说不定还不能达到目的,由于目前网络带宽的问题,信件丢失是一件很正常的事情,那么如何才能确保重要信件准确地被传送到收件人手中呢?有人通过重复寄发,利用不同的信箱寄发等方法来实现,但这样的方法效率很低。现在Outlook升级以后,我们就可以把普通邮件变成挂号信了,从而可以准确高效地把信件发送到对方手中。其具体的实现步骤为:首先打开Windows Me中的Outlook启动界面,接着用鼠标单击菜单栏中的工具菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择选项命令,在弹出的选项对话框中选择“回执”标签,接着我们就可以看到一个与回执有关的标签界面,在该界面中我们可以发现,回执功能只有在对方收到了我们的邮件并打开以后才发挥作用,如果我们发出的邮件有回执要求,对方即可作出相应的答复。这就类似于我们寄发了挂号信,要收信人看信并签字画押后再寄回回执。只要收到回执,就说明自己的邮件已经送达并且对方已经看到了,至于具体的回复与否就看邮件的具体内容、要求和对方的理解了。

  二、自动添加地址
   ◇通讯簿可大大提高邮件地址输入速度和准确性,为此,Outlook Express可将地址加入通讯簿。如果我们要有选择地进行添加,可打开收到的邮件,用鼠标单击“工具”→“将发件人添加到通讯簿”。如果你要对所有回复邮件地址进行添加,只需单击“工具”→“选项”命令,选中“发送”选项卡中的“自动将我的回复对象添加到通讯簿”,此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加入通讯簿。

  三、选择出口速度快的ISP
   ◇我们在发送邮件时,可以在任何一台连接到因特网上的主机上进行,不过因特网上每台主机访问和浏览信息的速度都不相同,如果我们连接到的ISP出口带宽比较宽松,那么所有连接到该ISP上的主机访问信息的速度就可能很快,相反如果计算机是与一家出口速度很慢的ISP连接的,那么使用这台计算机来发送信件或者是进行其他形式的访问时,速度将很缓慢。

  四、最好使用ISP邮箱发送大容量信件
   ◇由于大容量信件发送的时间可能会很长,如果使用一家免费电子邮件来发送大容量信件时,可能需要花费很长的时间才能完成,一旦在邮件发送的过程中遇到信息堵塞的情况时,就可能发送不出去,这样就有可能使已经发送出去的信息也“一同无效”。那么怎样才能有效地防止大容量信件在传送的过程中出现中途掉线现象呢?一般来说,我们在发送邮件时,可以将发送信件的服务器设置为自己的ISP的邮件服务器,这样我们就可以确保大容量信件能直接快速地被传送发件服务器上,然后再通过发件服务器把邮件转发到指定的信箱中,笔者经过试验发现,这种方法能明显改善发件速度。

  五、将大容量信件进行压缩
   ◇在带宽一定的情况下,传送的信息容量越小,传输的速度就会越快,反之如果发送的邮件信息量越大,发送和接收邮件的时间就越长,且每个邮箱的最大容量可能还会受到限制,因此在发送之前最好将邮件压缩。我们可以先用WinZip等压缩软件对邮件的附件进行压缩,然后把压缩后的附件按照常规的方法发送出去。

  六、拆分大容量信件
   ◇如果大容量信件在用专用的压缩软件压缩之后仍然很大,这时可以将大容量信件进行拆分处理,让一个邮件分解成几部分传送出去,以防止传送时前功尽弃。在拆分时,我们既可以使用诸如FileSplit的专用工具来将大件分割成小的邮件分期发送,也可以使用Outlook Express中的内置分割功能来实现拆分功能,具体操作方法是:在邮件收发界面中,用鼠标依次单击菜单栏中的“工具”/“帐户”命令,然后选择“属性”命令,随后程序将出现一个属性对话框,在该对话框中选择“高级”标签,并在该标签下选择“发送”下的拆分邮件,并设置好拆分的最小单位,这样就可以实现在发送大容量信件时分批将邮件发送出去的功能了。